Konto Detektiv: usporedba konto kartica i usklađivanje salda
Kad se tvoje stanje s kupcem ili dobavljačem ne slaže s njegovim, traženje razlike po karticama zna potrajati satima. Konto Detektiv učita obje kartice iz PDF-a, usporedi početno stanje, promet i saldo, i pokaže točan dan na kojem su se knjige razišle.
Zašto se stanja moraju slagati
Ono što je kod tebe potraživanje od kupca, kod njega je obveza prema dobavljaču. Tvoja kartica kupca (konto 1200) i njegova kartica dobavljača (konto 2200) opisuju iste račune i iste uplate, samo s druge strane. Zato na isti dan moraju pokazivati isti saldo.
Firme stanja najčešće usklađuju na kraju godine, u sklopu godišnjeg popisa potraživanja i obveza, a u praksi se za to šalje izvod otvorenih stavki (IOS). Kad partner javi da se iznosi ne slažu, potrebno je pronaći gdje je nastala razlika.
Najčešći razlozi razlike
- Račun je proknjižen samo kod jedne strane, jer je stigao kasnije ili je zagubljen.
- Ista uplata je proknjižena s različitim datumom, npr. datum izvoda i datum valute.
- Odobrenje, storno ili kompenzacija evidentirani su samo kod jednog partnera.
- Krivo upisan iznos, zamijenjene znamenke ili isti račun proknjižen dvaput.
- Početno stanje nije prenijeto jednako, pa razlika postoji od prvog dana godine.
| Saldo kod nas (konto 1200), 31.12. | 4.850,00 € |
| Saldo kod partnera (konto 2200), 31.12. | 4.250,00 € |
| Razlika | 600,00 € |
Kako koristiti alat
- Iz knjigovodstvenog programa izvezi karticu partnera u PDF. Isto zatraži i od partnera, za istu godinu.
- Učitaj obje datoteke. Alat sam prepozna koja je kartica kupca (1200), a koja dobavljača (2200), i upozori te ako si slučajno učitao dvije iste.
- Odaberi godinu. Ako kartica pokriva više godina, alat kao početno stanje uzme saldo na 31.12. prethodne godine.
- Klikni "Učitaj i analiziraj kartice". Odmah vidiš razliku u početnom stanju, tekućem prometu i saldu.
- Ako postoji razlika, klikni "Pronađi točan dan greške". Alat usporedi promet dan po dan, označi crvenim dane na kojima se iznosi razlikuju i dane koji postoje samo na jednoj kartici. Klik na crveni red pokaže stavke tog dana s obje strane.
- Rezultat po potrebi izvezi u Excel i pošalji partneru.
Savjeti iz prakse
- Prvo pogledaj početno stanje. Ako se razlikuje već tamo, greška je iz prošle godine i nema smisla tražiti je u tekućoj.
- Razlika koja se pojavi na dva bliska datuma, jednom kao plus i jednom kao minus, najčešće je ista uplata proknjižena s različitim datumom. Saldo je onda dobar, samo se datumi ne slažu.
- Ako je razlika jednaka iznosu jednog računa, provjeri je li taj račun stvarno stigao partneru.
Česta pitanja
Što ako je kartica skenirana?
Skenirani PDF nema tekst koji alat može pročitati. Alat će ga prepoznati kao skenirani i ponuditi da sam odabereš koji je konto, ali za pouzdanu usporedbu najbolje je zatražiti karticu izvezenu izravno iz programa.
Radi li s karticama iz svih programa?
Alat čita PDF kartice s datumom, opisom i iznosima. Zasad je testiran na manjem broju kartica, pa nije sigurno da će ispravno pročitati kartice iz svakog programa. Gumbom "Prikaži učitane stavke" uvijek možeš provjeriti što je alat pročitao i usporediti to s karticom.
Spremaju li se kartice negdje?
Ne. PDF-ovi se čitaju u tvom pregledniku i ne šalju se ni na kakav server.
Što kad pronađem razliku?
Dogovori s partnerom tko treba ispraviti knjiženje. Kad se stanja usklade, međusobna dugovanja možeš zatvoriti i kompenzacijom, uz alat Kompenzacija na RetroAppLabu.
Alat je u razvoju i testiran je na malom uzorku kartica, pa ne možemo jamčiti da će uvijek ispravno pročitati i usporediti podatke. Rezultate prije upotrebe provjeri na samim karticama, a za njihovu točnost ne preuzimamo odgovornost. Ovaj tekst je informativan i ne zamjenjuje stručni računovodstveni savjet. Alat je nastao iz svakodnevnog knjigovodstvenog posla, kao pomoć kod usklađivanja s partnerima.